Responsable Administration RH (H/F) – Bénévole

🧭 Responsable Administration RH (H/F) – BénévoleNELIXAIR, c’est quoi ?

Une association à but non lucratif qui réunit des passionnés d’aviation autour d’un projet unique :

✈️ Créer des simulateurs de vol immersifs & communautaires, accessibles à tous.

Mais aussi : une structure en pleine croissance, innovante et résolument humaine, où chaque bénévole est une pièce centrale de l’aventure.

Pourquoi on a besoin de vous ?

Parce que notre pôle RH est en pleine montée en charge, et que tout est encore à construire (ou presque).

Aujourd’hui, nous lançons une restructuration globale des équipes bénévoles, avec un besoin fort d’organisation, d’animation et de structuration sur le plan humain.

👉 En tant que Responsable Administration RH, vous êtes référent(e) sur les sujets administratifs RH, vous encadrez le pôle dédié à la gestion des bénévoles, vous structurez les processus administratifs RH, et vous êtes garant de la conformité réglementaire et contribuez à la valorisation de l’engagement bénévole.

📌 Le contexte actuel chez NELIXAIR

Notre association entre dans une phase clé de développement.

Le pôle RH est en construction active, avec déjà plusieurs membres impliqués : Process Manager, HR Business Partner, Chargé·e de recrutement… mais aussi un recrutement en cours pour un Responsable Développement RH.

Le·la Responsable Administration RH sera en collaboration étroite avec : 

• 🔹  les responsables de mission, pour s'assurer que les informations sur les bénévoles sont bien partagées et mises à jour. 

🎯 Votre rôle : structurer votre équipe, fonctionner en coordination avec les autres membres de l’équipe RH pour maintenir une gestion cohérente des processus administratifs.

🧩 Lien organisationnel :

• Lien hiérarchique Le Responsable Administration RH (H/F) travaille sous la supervision directe du Président et du Responsable des Ressources Humaines et Talents (RRHT), à qui il rend compte de ses activités et de la gestion des dossiers bénévoles.
• Lien fonctionnel avec la HRBP, les référents de pôles

🧩 Vos missions principales

• Encadrer, organiser et animer l’activité du pôle Administration RH, en assurant la répartition des tâches, le suivi des priorités et l'accompagnement de l’équipe.
• Structurer et fiabiliser les processus administratifs liés à l’accueil, à l’intégration, à la gestion et à la sortie des bénévoles, en garantissant leur conformité aux règles légales et internes.
• Assurer un suivi rigoureux des dossiers bénévoles (informations personnelles, documents contractuels, disponibilités, missions réalisées, etc.).
• Piloter la gestion des heures d’engagement et coordonner la production des documents de valorisation (attestations, synthèses).
• Être l’interlocuteur privilégié des responsables de mission et des pôles pour toute question administrative ou relative à l’engagement bénévole.
• Contribuer à la mise en œuvre de projets transverses RH (amélioration d’outils, digitalisation, mise à jour des process).
• Assurer une veille juridique et administrative concernant les statuts des bénévoles.

Ce que nous voulons bâtir ensemble (Objectifs recrutement 2025)

✅ Un parcours bénévole fluide et valorisant, de l’intégration à la reconnaissance, en passant par l’accompagnement social et le développement des compétences.

✅ Des outils RH automatisés, simples et collaboratifs (Paheko, Teamhood, Notion...), pour fluidifier l’organisation au quotidien.

✅ Des actions concrètes pour l’inclusion, l’écoresponsabilité, et la qualité de vie associative, portées par un engagement collectif.

✅ Une marque associative engageante et inspirante, capable de fédérer de nouveaux talents autour d’un projet humain, formateur et stimulant.

Profil recherché

🎓 Aucune formation spécifique exigée. Ce qui compte, c’est :

• Maîtrise des processus administratifs dans un contexte associatif, en particulier pour la gestion des bénévoles.
• Bonne compréhension des règles encadrant l’engagement bénévole.
• Maîtrise des outils de gestion administrative (Excel, SIRH ou outils collaboratifs type Google Workspace).
• Capacité à formaliser, optimiser et piloter des processus.

Ce que vous apportez

• Votre sens du leadership bienveillant
• Votre rigueur dans l’organisation et la structuration
• Forte capacité d’organisation et de priorisation
• Sens du service et goût du travail en équipe

Ce que vous recevez

• Une expérience enrichissante et valorisable
• Une attestation officielle de bénévolat, une lettre de reco sur demande
• Une grande autonomie dans un cadre stimulant et innovant

🔎 Ce qu’il faut savoir avant de rejoindre l’aventure

Chez NELIXAIR, nous valorisons la transparence. Voici les éléments concrets à connaître avant de vous engager :

🧰 Environnement collaboratif

• Outils utilisés : Google Workspace, Discord, Paheko (RH & heures), Teamhood (projets), Notion.
• Engagement à distance, 100 % en ligne.
• Signature d’un accord de confidentialité (NDA) obligatoire pour accéder aux outils.

📆 Organisation et rythme

• Engagement moyen : 6 à 8h/semaine, avec une stabilisation prévue après la mise en dynamique des projets.
• Réunions régulières obligatoires, majoritairement en soirée ou week-end (selon disponibilités communes).
• Pas de plan figé : l’ensemble des projets RH sont en cours de structuration.

🧱 Contexte général

• Le pôle RH est déjà actif, avec plusieurs membres en fonction.
• Le poste implique une participation directe à la construction des outils, à la validation des process et au pilotage des projets.
• La dynamique repose sur la collaboration, la prise d’initiative et l’alignement stratégique.

👥 Position & responsabilités

• Autonomie dans la coordination des équipes, dans le respect des statuts, du cadre éthique et associatif, et des budgets validés.
• Animation d’un lien inter-pôles via la fonction RH, en lien avec le HR Business Partner.
• Possibilité d’évolution vers des fonctions transverses ou stratégiques à l’échelle de l’association.

📣 Discrétion & cadre éthique

• Représentation active du pôle administration RH en réunion transversale.
• Confidentialité des données obligatoire et strictement encadrée (RGPD).
• Pas de mission de communication externe incluse.

🌱 Accompagnement & développement

• Intégration progressive prévue sur 1 à 1,5 mois, avec accompagnement.
• Lettres de recommandation sur demande.
• Les initiatives RH sont bienvenues et encouragées, dès lors qu’elles s’alignent sur la vision de NELIXAIR.

Infos pratiques

📍 Mission à distance

📆 Engagement souple (6 à 8h/semaine recommandé)

💬 Réunions sur Discord / Meet + outils collaboratifs (Notion, Paheko, Drive, Teamhood)

🧭 Organisation structurée, dynamique, inclusive

Pour postuler

🎯 Cliquez sur le bouton “Postuler” en ligne

💥 Envie de construire une RH innovante, humaine, inclusive ?

Chez NELIXAIR, vous avez toute la place pour proposer, structurer, accompagner et faire évoluer.